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“规范化流程管理”实施过程中需要注意的问题

发表时间: 2023-08-10

对于工作的完成,工作发起人应当在规定的工作完成时间内向需要协助完成工作的部门具体实施个人查询工作的最终完成情况。

为了工作的最终完成,工作的发起者和具体工作的实施者必须及时与需要协助完成工作的部门经理进行沟通,并对最终的实施情况进行反馈及时了解工作情况,跟踪工作完成情况。 工作完成个人评估。

五、实施“标准化流程管理”过程中需要注意的问题:

1、无工作审批表的,协助方有权拒绝

推行“标准化流程管理”,需要在工作统筹安排和协调中进行有效沟通、规范实施。 一个重要的依据是工作申请表和领导的签字批准。 协助部门未见领导签字的,有权拒绝配合实施。 从而保证部门整体运转,防止相互勾结谋取私利的情况发生。

2、工作要求完成的及时性根据整体工作进展情况确定

在整体实施过程中,工作发起者完成工作的及时性必须根据工作性质和具体情况要求而定,防止因感知因素造成时间压缩内容的出现。 必要时,双方合作部门可进行有效协商,并本着公司效率第一的原则实施。

3. 深入理解流程的目的

实施标准化流程管理的目的是为了有效落实参与工作的相关人员的职责,提高工作效率。 因此,在工作实施过程中,任何妨碍工作执行的行为都是不可取的,也是不允许的。

4、持续改进工作流程中的流程再造

企业的标准化流程管理也是一个不断改进、完善的过程。 在实施过程中,引入更多的监督和建议机制,不断改进其中的不合理环节,从而确保企业的运作更加规范、高效!

6、标准化流程管理的实施程序:

标准化流程管理的实施流程大致分为五个工作阶段:

1、工作流程知识和操作技能培训阶段

必须进行广泛的培训,使企业员工特别是企业各级管理人员熟练掌握流程管理技术,能够自主地通过流程管理提高企业管理的效率和效果。 走出管理,丰富企业管理形式,提高企业管理水平。

一是基层员工培训。

必须让基层员工明确什么是流程,流程管理与传统的官僚控制管理有什么区别,流程管理的一般操作方法。

二是企业中层管理人员的培训。

中、下层管理人员必须能够熟练掌握流程管理的理论和实践,并能够在自己的工作实践中熟练运用流程管理技术和方法。

三是中高层管理人员的培训。

本级培训的重点应是流程管理标准化的理论和意义,让中高层管理人员了解,以实现企业组织扁平化,节约管理成本,提高企业的管理效率。 ,他们最终必须走上流程管理的道路。 道路和流程管理的标准化问题是一项迟早必须完成的工作。 进而让他们对这项工作给予充分的重视和支持。

2、企业业务流程归纳和清理阶段的工作

这一阶段的工作是动员企业全体员工按照流程管理的思想来分析自己的工作方法,找出企业中有多少个流程以及流程之间的关系。

这一阶段需要完成三项任务:

① 勾画出所有现有工作方法的流程,用流程图直观地描述企业现有的工作方法楼宇自控规范,为流程活动的价值分析奠定基础。

②根据企业规模和行业特点,明确企业业务流程的必要内容,即通过利用目标功能树系统分析模型对企业系统进行分析,追溯企业业务流程的需求目标子系统的功能是实现企业目标所必需的具体业务流程内容。

③对其所描述的流程进行直观的分类。

画出流程的流程图后,稍有经验的管理人员就可以直观地对原流程的完整性和效益状况进行判断和分类。

企业业务流程可以分为三类:

(一)完整、有效的流程;

(2)流程完整、效率低下;

(3)流程不完善、效率低下。

3、过程分析方法选择阶段的工作

这一阶段的工作主要是通过对自身业务实际的综合分析,选择并建立符合自己实际的流程分析方法。

业务流程分析方法的选择一般有以下三个标准:

①过程分析的方法必须与过程分析的目标高度一致。 过程分析方法本身没有绝对的好或绝对的坏,而在于是否符合选择使用它的目的。 业务流程分析的目的首先制约流程分析方法的选择。 只有完全满足这个条件的分析方法才是有效的分析方法。

②过程分析方法必须简单、易学、易用。 其方法必须为各级员工所接受和熟练。

③企业内部存在多种业务流程,且业务流程的性质并不完全相同。 所选择的过程分析方法必须符合过程本身的性质和特点。

流程分析方法的选择既不能完全由外部专家来完成,也不能简单地依靠公司自己的人装懂、乱干。 相反,应该以两者相结合为基础,这样既能保证企业独特的现实得到充分体现,又能使流程分析等相对专业的技术在企业的管理中发挥作用。

4、设计改造和再造阶段的工作分析

这一阶段的工作是在科学运用选定和建立的分析方法的基础上,对企业原有的已经用流程图描述的工作方法进行全面分析,从而准确地发现问题。

流程中存在的问题有很多种,特别是对于没有做过流程分析和流程图绘制的企业来说,引入流程和分析的概念会让人感觉企业的运作千疮百孔,处处是漏洞。问题。

企业各级管理者必须对这种状态有清醒的认识。 要正视现实,承认差距,要有危机感; 还要抓住重点,分步解决问题。 在一定时间内,选择问题最大、影响最大的2-3个流程,进行改造和重新设计,论证后及时付诸实施。

既能保证企业管理与发展的平衡,又能使企业逐步提高企业的经营质量和效益。

关键是企业通过流程分析明确了所有问题后,必须有一个相对完整、详细的计划。

规划内容包括以下几个方面:

整个企业的流程管理标准化计划需要多长时间才能完成? 分为几个阶段? 每个阶段解决什么问题? 哪些流程正在转变? 哪些流程被重新设计? 每个阶段、每个环节的工作由谁负责? 如何评价各个阶段、各个方面的工作? 通过谁?

为保证这项工作持续稳定推进,达到预期目标,必须有专门的组织对这项工作的实施提供技术指导、管理协调、监督实施和统筹规划。 还需要一位在公司有相当威望的高层负责人来负责。

五、制度文件建设阶段工作

本阶段的工作是将前期各项工作的成果以制度文件的形式敲定。

系统文档的描述不仅仅定义了这项工作应该如何完成,而且还定义了如果不完成将会导致什么后果。

这个后果分析需要完成两个方面:

一是企业可能遭受的损失; 另一个是活动负责人的责任。

而这种责任不能以空话“有人负责”的形式写在纸上,而必须有明确的承担责任的方式,并作为一种事先与员工达成的协议来约束员工。 ,包括他的上级主管。

现阶段要注意防止出现一种偏差,即只注重流程管理的体系文件的起草和规范,而忽视了流程分析和改造本身的质量,使此类工作有更多的价值。正式意义。 不能给企业的生存和发展带来更有效的帮助。

业务流程系统文档的类型分析至少应包括以下三个方面:

①每项工作必须描述其业务流程图,并要求将流程图悬挂在流程活动负责人工作场所的显眼位置,例如办公室的墙壁。

② 必须有业务流程的具体文字描述,是一份比较详细的流程描述文件,明确规定了每个流程中每个活动的具体内容、标准、输入和最低要求的输出。

③ 有完整的流程结构图和流程接口定义文档。

(全文)

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